Googleフォームのメール通知は2つの方法で設定するのがオススメ

Googleフォーム

私の税理士事務所HPの問い合わせフォームは、Googleフォームで作っています。

Googleフォームにお問合わせがあれば、メールで通知を受取る設定にしているのですが、いつの間にか通知設定が解除されていたようで、お問い合わせをいただいてから3日たって気づきました。

今回は、なぜそのようになったかということと、その対処法を書いてみます。

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Googleフォームのしくみ

Googleフォームは問い合わせフォームやアンケートなどで使用されることが多いですが、Googleフォーム入力された内容が、同じくGoogleが提供するスプレッドシートに一覧表という形で転記されるしくみです。
Googleフォーム

このような内容でGoogleフォームに入力し送信すると
Googleフォーム

スプレッドシートにはこのように転記されます。
スプレッドシート

Googleフォームは、今までのお問い合わせの内容を一覧で管理できるのがメリットで、私もこれが理由でお問い合わせフォームはGoogleフォームにしています。

メールの通知だけだと、過去の問い合わせ内容を確認するのに、そのメールを探さないといけないですが、Googleフォームならスプレッドシートを確認するだけで済みます。

まあ、Googleフォームのデザインとサイトのデザインとの親和性の問題はありますが^^;

Googleのフォームのメール通知の方法

Googleフォームの通知方法は2種類あります。

Googleフォームから通知する方法

Googleフォームを開いたら回答タブ選択します。
Googleフォーム

回答ページの右上端にある「」をクリックして
Googleフォーム

新しい回答についてのメール通知を受け取る”にチェックを入れます。
Googleフォーム

問い合わせフォームに入力され送信されると、このようなメールで通知されます。
Googleフォーム

スプレッドシートから通知する方法

もうひとつの方法はスプレッドシートから通知する方法です。

Googleフォームの内容が転記されるスプレッドシートを開いて、”ツール”から”通知ルール”を選択します。
スプレッドシート

次に通知ルールの設定をします。

設定はお好みですが、通知のタイミングは”ユーザーがフォームを送信したとき”に、通知方法は”その都度”がオススメです。
スプレッドシート

内容を確認して”完了”をクリックします。
スプレッドシート

問い合わせフォームに入力され送信されると、このようなメールで通知されます。
Googleフォーム

私がした失敗

最近、お問合わせのフォームの見直しをおこなって一部項目を変更しました。

その際、項目が変わったので、スプレッドシートを新しいものにしたのですが、そのときにスプレッドシートの通知設定をしていなかったことが原因でした。

Googleフォームでの通知設定をしていれば、スプレッドシートで通知設定をし忘れていてもメール通知はされたのですが、私はGoogleフォームでの通知の方法を知らなかったので、設定していませんでした。

今回のミスのおかげでGoogleフォームからの通知方法を知りましたので、速攻、Googleフォームとスプレッドシートの両方でメール通知を設定しました。

まとめ

2つの方法で通知設定しておけば、今回のようなミスは起きないと思いますので、Googleフォームを利用されている方は、Googleフォームとスプレッドシートの両方で設定されることをオススメします。

それに加えて、問い合わせフォームが機能しているかの動作チェックを1週間に一度くらいしておけばほぼ完璧でしょう。

「お問い合わせページにアクセスがあるのに問い合わせがないのは何でやろう?」と思って、スプレッドシートを確認したので、お問い合わせから3日たっていましたが気づくことができました。

幸いにも、お問い合わせいただいた方はご立腹されていなかったので良かったのですが、これが1週間とか1ヶ月たっていたらと思うとゾッとしますね。

◆編集後記◆
昨日は暖かい一日でしたので、子どもを平日の昼間に散歩に連れて行くというフリーランスの特権を使ってしまいました。

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山端一弥

山端一弥

大阪市阿倍野区の税理士です。 税理士事務所での10年間の修行を経て独立開業しました。 このブログは税務・会計・IT・趣味などについて「少しでも誰かの役に立てれば」という思いで書いています。 詳しいプロフィールはこちら